Gode råd til en bedre mødekultur
- Tager jeres møder ofte længere tid end planlagt?
- Har I svært ved, at holde koncentrationen og fokus på agendaen?
- Falder I tilbage i den daglige trummerum og mister overblikket over, hvad der blev aftalt?
Hvis et møde ikke bliver styret, vil det ofte ende med, at der ikke bliver holdt fokus og snakken vil komme udenfor dagsorden og den tid der er afsat til mødet, vil som regel ende med ikke at være tilstrækkelig. Samtidig vil de drøftede arbejdsopgaver ofte blive nedprioriteret til fordel for de daglige gøremål.
Nedenfor får du 3 gode råd til mere effektive og udbytterige møder.
1. Mødetid
Problemstilling:
Når der mangler struktur for tidsstyring til et møde, vil resultatet ofte være, at agendaen ikke fuldføres til ende eller de sidste punkter hastes igennem, så mødedeltagerne forlader mødet uafklaret og med frustration.
Frustrationen er resultatet af, at mødedeltagerne oplever tidsspild, f.eks. ved at fokus overskygges af umiddelbare input og ”sidespor”, hvor snakken lystigt går omkring irrelevante detaljer, fremfor at holde sig til punkterne på dagsordenen.
En af mødelederens vigtigste opgaver er, at skære igennem tidsmæssigt og holde fokus på og deadline for agendaens punkter.
Løsning:
Hold møder af maksimalt 45 minutters varighed, medmindre det er et decideret projekt-arbejdsmøde, hvor der også arbejdes undervejs.
Hvert punkt på agendaen skal have sin egen tidsblok, som gerne er maksimalt 10 minutter.
Hvis nogen punkter fra dagsordenen kræver opfølgning, så aftal altid et nyt tidspunkt for opfølgningsmøde med det samme, inden I går videre til næste punkt. Husk at aftal hvem, der skal med til opfølgningsmødet for netop dette punkt.
Afslut altid med ca. 5 minutters hyggesnak. så afsluttes mødet med en god stemning.
2. Mødereferat
Problemstilling:
Referatet er blot en opsummering af indholdet i mødet, som ikke klarlægger hvilke arbejdsopgaver der skal udføre inden næste møde – eller hvem der skal udføre opgaverne.
Løsning:
Sørg for, at jeres referatet er handlekraftigt og løsningsorienteret. I stedet for en lang ”afhandling”, så lav et kort og præcist referat, som er delt op i tre kolonner:
- Arbejdsopgaver: Hvad er der besluttet at gøre?
- Ansvarspersoner: Hvem skal udføre arbejdsopgaven?
- Aftalt tidsfrist: Hvornår skal arbejdsopgaven være afsluttet?
3. Mødelokalet
Problemstilling:
Når I bruger det sædvanlige mødelokale, vil mødedeltagernes roller og handlinger ofte gentage sig møde efter møde – faktisk ser man tit, at der er ”faste pladser” og så går det meget som det plejer.
Mange undervurderer menneskers behov for forandring og de fleste mødeledere er ikke klar over, hvor stor betydning de fysiske rammer kan have for produktiviteten.
Løsning:
- I stedet for at benytte det samme mødelokale, så skift lidt fra møde til møde – og gerne til et eksternt mødelokale ud-af-huset, hvor I kan sidde uforstyrret fra dagligdagen.
- Prøv at variere mødeformen. Fjern f.eks. bordene og sid overfor hinanden. Når deltagerne ikke har et bord, kan de bedre koncentrere sig og vil derved engagere sig mere i mødet.
- Hvis I har brug for bordene til mødet, så prøv at afholde mødet stående ved højborde.
- Walk-and-Talk. Hold jeres mødet, mens I går en lang tur og får lidt frisk luft – det giver energi til hjernen.
- Holder I et dagsmøde, så lav et afbræk, hvor I laver noget helt andet. Det sætter gang i tankerne og når I kommer tilbage til mødet, vil I opleve, at mødedeltagerne kommer med helt ny energi.
