10 gode tips til bedre og mere effektive møder
Møder.
De findes i utallige afskygninger: Mandagsmødet, orienteringsmødet, hastemødet, lad-os-få-et-overblik-mødet, frokostmødet, zombiemødet osv osv.
Vi kender dem alle og alle, der har været til møder ved, at lige så ofte hvor de er essentielle for virksomhedens fremdrift, lige så ofte kan de være et spild af tid og ressourcer.
I en undersøgelse foretaget af Lederne bruger nøglemedarbejdere i virksomheder ca. 50% af deres arbejdstid på møder. Men samtidig svarer kun 26 procent ja til, at de møder de går til, har været deres tid værd.
kun 26 procent svarer ja til, at de møder de går til, har været deres tid værd.
Det vil altså sige, at der bliver brugt (alt for) mange ressourcer på møder som kunne være mere effektive og hvor mødedeltagernes tid kunne være brugt mere effektiv, ved, at mødet blev bedre organiseret
De fleste af de adspurgte, henholdsvis 69 % og 54 %, peger på enten dårlig mødekultur eller dårlig mødeledelse som de primære grunde til, at de føler, at de ofte spilder tiden til møder.
For at hjælpe jer videre med en bedre mødekultur, har vi udarbejdet disse 10 tips for effektive møder, som I med fordel kan overveje inden I afholder jeres næste mødedag.
10 tips til effektive møder
1.
Beslut om I virkelig har brug for mødet
Før i sætter en masse i værk for at arrangere det næste møde, så overvej kraftigt om det egentlig er nødvendigt overhovedet at afholde det?
Hold omkostninger ved at afholde mødet over for den værdi I forventer mødet vil give jer. Det kan virke som en no-brainer, men der bliver faktisk afhold utroligt mange møder som bare bliver holdt fordi ”det plejer vi” eller fordi ”nu var det jo planlagt”, selvom der reelt set ikke var behov for at afholde det.
Det er nemmere at få værdi ud af et møde, der er velovervejet og har en klar agenda og mål, end det er at få værdi ud af et ugentligt statusmøde.
Så det vil altid være et vurderingssag om mødet er værd at bruge tid på, men det er en vigtig overvejelser at fortage forud for alle møder, hvis man ønsker at bruge tiden så effektivt som muligt.
Og hey, hvem ønsker ikke det?
2.
Hav en klar (tids-)plan og struktur for mødet
Alle møder har brug for struktur, så send agenda og mål for mødet ud til mødedeltagerne i god tid, også selvom det kun er nogle få bulletpoints.
Og hvis det kan lade sig gøre, også med nogle vejledende tider på de forskellige punkter og samlet tid for hele mødet.
Her kan man fristes til at sætte rigelig tid af, men lad være med det. Der skal selvfølgelig sættes nok og realistisk tid af, men møder har det med at tage den tid, der er sat af til dem. (google eventuelt Parkinson’s Law, it’s a thing)
Der findes ikke en fast tid der er ideel for alle møder, varigheden afhænger af formålet.
Husk altid at have et ur inden for dit synsfelt, så du kan holde øje med, at tiden ikke løber løbsk.
3.
Vælg hvem, der skal med til mødet
Selvom et møde er vigtigt, er det ikke sikkert at det er alle i hele projektet eller organisationen der har glæde af at være med til mødet. Eller måske kan man finde en anden metode at dele viden på?
For selvom det er vigtigt at dele viden, kan det have en negativ indflydelse på produktiviteten, hvis alle medarbejdere skal med. Måske kan I indføre et project management tool eller lignende, hvor I kan dele viden og information, og hvor medarbejdere kan følge med i udviklingen, uden at skulle med til alle møder.
4.
Organisér informationen
Forbered og udsend nødvendig information i god tid inden mødet, så det kan blive læst igennem af mødedeltagerne. Og husk kun at sende det allermest nødvendige ud, så ikke du spilder mødedeltagernes tid inden mødet, eller sender en informations-tsunami som ingen får læst alligevel.
5.
Sørg for, at alle mødedeltagere bliver hørt
Nogle typer mennesker elsker at høre dem selv tale, hvilket kan man medføre trættende lange monologer.
Som mødeleder er det vigtigt ikke at være bange for at cutte folk af, og bede dem om, på en pæn måde, at komme til sagen.
Samtidig vil der også være introverte mennesker til mødet, som gerne vil tænke sig grundigt om, inden de vil sige noget. Eller som ikke siger noget medmindre de bliver spurgt.
Sørg for, at give dem ordet også, da de ofte kan bringe en ny synsvinkel på emnet.
6.
Skift lokation
Det kan virke simpelt, men sørg for at skifte jeres sædvanlige mødelokale ud med noget andet.
De samme møder, med de samme mennesker i de samme omgivelser vil give jer det samme resultat.
Så skal I have mest muligt ud af jeres møde skal I jævnligt prøve nye lokaler ud.
Og sørg for at vælge et sted med mulighed for at komme udenfor en tur, f.eks. hvor mødedeltagerne kan foretage en effektiv walk-and-talk to og to.
En undersøgelse foretaget af Stanford universitet, viser at dét at gå en tur øger kreativiteten.
7.
Forbered en åbnings- og afslutnings-”tale”
Som mødeleder er det én af dine vigtigste opgaver at sørge for, at mødet eller konferencen kommer godt fra start. På den måde føler alle mødedeltagerne sig godt tilpas, og er mere modtagelige over for dagens program.
Hvis du er god til humor, så brug det aktivt til at løsne stemningen. Men pas på, det ikke bliver påtaget og dermed pinligt.
Når mødet er ved at være slut, så brug et par minutter på at opsamle de vigtigste emner der er gennemgået i løbet af dagen, og tak deltagerne for deres deltagelse.
8.
Sørg for underholdning
Nogle vil nok byde ordet ”icebreakers” velkommen med kuldegysen og frygt. Men med nogle små lette øvelser, der ikke er grænseoverskridende kan I nemmere få samtalen i gang, og løsne stemningen blandt mødedeltagerne. Ofte finder deltagerne ud af, at det ikke er så slemt, og at det kan være sjovt med lidt afbræk fra mødet.
I kan også gå all in og lave nogle deciderede teambuilding-øvelser. Igen, sørg for, at det er på alles niveau, så ingen føler sig ekskluderede.
9.
Fjern laptops og gå offline
Medmindre det er absolut nødvendigt for jeres møde, så bed mødedeltagere om at slukke laptops og eventuelt også mobiltelefoner.
Studier viser, at studerende har sværere ved at forstå komplekse idéer og tanker og har svære ved at huske hvad der er blevet sagt, hvis de har en tændt computer foran sig. Det gælder også for kontorfolk.
10.
Sørg for, at der er nogle gode lange pauser
Varer jeres møde mere end 1½ time, så sørg for at der er indlagt en god lang pause i midten.
Det er på ingen måde spild af tid, derimod er det spild af tid bare at køre på med en masse information, som dine gæster ikke kan huske noget af alligevel.
Det er ikke for sjov, at alle skole-institutioner har pauser indlagt efter ca. 45 minutters undervisning.
Hav eventuelt nogle små sjove lege eller teamøvelser klar til mødedeltagerne, som de kan lave ind imellem, så der ikke bare er en masse kaffe- og kagepauser.
